Az email az egyik legelterjedtebb kommunikációs formává vált, amelyet mind az üzleti életben, mind pedig saját személyes ügyeink intézésére használunk. Azonban az email használata során néha mi válunk saját magunk legnagyobb ellenségévé. A következő szempontokat érdemes figyelembe venni az email használat során.

Automatikus kiegészítés
Az automatikus kiegészítés (auto-complete) az email kliens programok egyik legáltalánosabb funkciója. Miközben a címzett nevét írjuk be, az alkalmazás automatikusan kiegészíti a nevet, a címjegyzékben találtaknak megfelelően. Ezen funkció lehetővé teszi, hogy ne kelljen fejben tartani az összes levelezőpartner email címét, elég csak a nevét tudni. Akkor lehet probléma ezzel a funkcióval, ha több, hasonló nevű levelezőpartner van a címjegyzékben, mivel ilyenkor könnyen előfordulhat, hogy a rossz email cím kerül a címzettek közé. Például előfordulhat, hogy egy olyan levelet akarunk küldeni Fred Smith nevű kollégának, amelyben a cég összes pénzügyi információja benne van, miközben az automatikus kiegészítés a szomszéd, Fred Johnson-t ajánlja fel, ennek következtében pedig bizalmas információk kerülnek egy illetéktelen személy birtokába. Ezt elkerülendő, ajánlott duplán ellenőrizni a nevet és az email címet küldés előtt.

Másolat, titkos másolat
A legtöbb email program ismeri a „Címzett” („To”) mellett a „Másolat” („CC” vagy „Carbon copy”), illetve a „Titkos másolat” („Bcc” vagy „Blind carbon copy”) fogalmát is. A „Másolat”-ban küldött email-t általában tájékoztatásként küldjük. A „Titkos másolatként” címzettek szintén megkapják az üzenetet, azonban senki nem fogja tudni, hogy ki kapott ilyen email-t. Amennyiben egy üzenet „Másolatként” érkezett, akkor lehetőség van arra, hogy válasz esetén csak a feladó, vagy mindenki más is megkapja a választ. Amennyiben a válaszban bizalmas információk vannak, akkor lehet, hogy csak a feladónak lehet válaszolni. Ebben az esetben semmiképpen nem szabad használni a „Válasz mindenkinek” funkciót, mert az mindenki számára elküldené az email-t. A „Titkos másolat” esetén hasonló a helyzet, ha például egy bizalmas levelet küldünk valakinek, célszerű lehet, ha a felettes is megkapja, de csak „Titkos másolatként”. Azonban ha a felettes mindenkinek elküldi a választ, egyben azt is nyilvánosságra hozza, hogy „titokban” ő is értesült az eredeti levélről.

Levelezőlisták
Ezek olyan listák, amelyeket egyetlen email címmel lehet megcímezni. Szokták még csoport listának vagy terjesztési listának is nevezni. Vegyük példának a group [kukacka] example [pontocska] com (lista[at]minta[dot]hu) című levelezőlistát. Amennyiben erre az email címre küldünk egy levelet, akkor azt egyszerre több száz vagy akár több ezer ember is megkapja. Mindig alaposan fontoljuk meg, mit küldünk el egy ilyen címre! Amennyiben egy ilyen levelet kapunk, akkor a „Válasz mindenkinek” a lista összes tagjának elküldi a válaszunkat, ezért talán célszerűbb csak a feladónak válaszolni, ellenkező esetben a lista több százas vagy ezres tagsága látni fogja az általunk küldötteket. Ezen kívül még arra is célszerű odafigyelni, hogy ha az automatikus kiegészítés a levelezőlista email címét ajánlja fel, akkor azt korrigáljuk, különben az általunk küldött magánjellegű email-t lehet, hogy egy egész levelezőlista el fogja olvasni (például egy Károly nevű kollégának akarunk valamint küldeni a carl [kukacka] example [pontocska] com (karoly[at]minta[dot]hu) címre, ehelyett egy autókkal foglalkozó levelezőlistának (kocsik@...) sikerül megcímezni).

Érzelmek
Soha ne küldünk email-t érzelmileg felfokozott állapotban! Az ilyen alkalmakkor elküldött leveleknek megvan az áruk, ami a barátok megbántásától kezdve a munkára is kihathatnak. Inkább álljunk meg egy pillanatra, és szedjük össze a gondolataidat! Idegességben, nyissunk meg az email klienst, de ne címezzük meg az üzenetet! Írjuk le, mit érzünk, aztán álljunk fel az asztaltól, és tegyünk egy sétát, sőt igyunk akár egy kávét is! Visszatérve, töröljük az email-t, és kezdjük újra! Vagy vegyük fel a telefont, és beszéljünk az illetővel, mert egy email-ből nehezebben lehet kiolvasni a szándékot.

Adatvédelem
Végül pedig tartsuk észben, hogy a hagyományos email-eknél kevés adatvédelmi lehetőségünk van, ami azt jelenti, hogy bárki el tudja olvasni, aki hozzáfér! Ezen kívül ne felejtsük el azt sem, hogy ellentétben a beszélgetéssel (telefon vagy személyes egyaránt), az email elküldése után nincs lehetőségünk azt kontrollálni. Az elküldött levelet bárki továbbíthatja másoknak, nyilvánosságra hozhatja egy internetes fórumon, és ez esetben akár „örökre” ott is marad. Igazán fontos és bizalmas mondanivaló esetén inkább használjuk a telefont! Azt sem szabad figyelmen kívül hagyni, hogy számos országban bizonyítékként használható fel az elküldött email! Végezetül pedig tisztában kell lenni azzal, hogy a munkahelyi gépekről küldött email-eket a munkáltatónak joga van monitorozni, vagy akár elolvasni! Ez akár a személyes levelezést is magában foglalhatja, ha a munkahelyi gépről történik a hozzáférés a magán levelezéshez. Érdemes  tájékozódni a munkahelyi adatvédelemmel kapcsolatban.